Empresas de Servicios · Colombia

Playbook de Fundamentos de Datos

"Think of AI as the top of a pyramid of needs.
First you need data literacy, collection, and infrastructure."
— Monica Rogati

NIT · Razón Social · T&C · Facturación Electrónica

En fase 0, el objetivo no es construir infraestructura de datos perfecta. Es capturar los datos correctos para poder facturar, reportar, y crecer.

El contexto colombiano

Una empresa de servicios en Colombia tiene obligaciones específicas: facturación electrónica ante la DIAN, retenciones en la fuente, información exógena. Si no capturas bien los datos desde el inicio, el dolor viene después.

Lo que SÍ necesitas en fase 0

→
Identificar clientes correctamente — NIT/CC, razón social exacta, régimen tributario.
→
Registrar aceptación de T&C — Fecha, versión, quién aceptó, evidencia.
→
Documentar servicios prestados — Qué, cuándo, a quién, por cuánto.
→
Conectar con facturación — Datos limpios que alimenten la factura electrónica.

Lo que NO necesitas (todavía)

✕
Data warehouse en la nube con costos en USD.
✕
Integración directa con DIAN (el software de facturación lo hace).
✕
Dashboards sofisticados con 50 métricas.

⚠️ Obligación legal

Desde 2020, toda empresa debe emitir factura electrónica. Tu sistema de datos debe alimentar correctamente al software de facturación: NIT, razón social, dirección, descripción del servicio, valor, IVA, retenciones.

Principio

Captura hoy lo que necesitas para facturar y reportar mañana. Todo lo demás puede esperar.

Monica Rogati: antes de hacer analytics sofisticados, resuelve las necesidades básicas. En Colombia, eso incluye cumplimiento tributario.

AI / Predicción

Analytics / Reportes

Integración / Limpieza

Facturación / DIAN

Captura / Identificación

Fase 0 = Nivel 1 y 2. Sin esto, nada funciona.

Nivel 1: Captura / Identificación

→
¿Quiénes son tus clientes? — NIT, razón social, contacto, régimen tributario.
→
¿Qué servicios ofreces? — Catálogo con precios, unidades, IVA aplicable.
→
¿Qué propuestas has enviado? — Fecha, cliente, valor, estado.

Nivel 2: Facturación / DIAN

→
¿Puedes facturar? — Los datos del cliente están completos y correctos.
→
¿Puedes reportar? — Información exógena, retenciones, IVA.
→
¿Tienes trazabilidad? — Propuesta → T&C → Servicio → Factura → Pago.

                "If your foundation is weak (dirty, incomplete data), 
                the solution will not be optimized."

                En Colombia: datos incompletos = facturas rechazadas por la DIAN.
            

Pregunta clave

¿Puedes generar una factura electrónica válida para tu último cliente en menos de 5 minutos?

El cliente es la entidad más importante. En Colombia, necesitas datos específicos para facturar, retener, y reportar ante la DIAN.

dim_cliente

Identificación (obligatorio para facturar)
cliente_id — ID interno único
tipo_documento — NIT, CC, CE, Pasaporte
numero_documento — Sin puntos ni guiones
digito_verificacion — Para NIT (calculado)
razon_social — Nombre legal exacto como en RUT
nombre_comercial — Opcional

Ubicación (obligatorio para factura electrónica)
direccion — Dirección fiscal
ciudad — Código DANE o nombre
departamento — Código DANE o nombre

Tributario (para retenciones)
regimen_tributario — Responsable IVA, No responsable
gran_contribuyente — Sí/No
autorretenedor — Sí/No

Contacto
email_facturacion — Para envío de factura electrónica
telefono, contacto_nombre, contacto_cargo

⚠️ Validación de NIT

Siempre valida el dígito de verificación antes de guardar. Un DV incorrecto = factura rechazada. Fórmula: módulo 11 con pesos [71, 67, 59, 53, 47, 43, 41, 37, 29, 23, 19, 17, 13, 7, 3].

Regla

No cierres una venta sin tener: NIT validado + razón social exacta + régimen tributario + email.

Son dos cosas diferentes. Los T&C son las reglas generales que aplican a todos. El contrato es el acuerdo específico de un proyecto con alcance, precio y fechas.

Términos y Condiciones (T&C)

Documento general que el cliente acepta una vez (o cuando cambia la versión). Define reglas como: propiedad intelectual, confidencialidad, limitación de responsabilidad, jurisdicción.

fact_aceptacion_tyc

aceptacion_id — ID único
cliente_id — Quién acepta
version_tyc — Versión del documento ("v2.1", "2024-01")
fecha_aceptacion — Timestamp exacto
metodo_aceptacion — Firma, email, clic
ip_address, user_agent — Si es digital
documento_url — Link al documento aceptado
aceptante_nombre, aceptante_cargo, aceptante_cedula

Contrato (propuesta aceptada)

Acuerdo específico por proyecto/servicio. Define: alcance, entregables, precio, fechas, condiciones particulares. Referencia los T&C vigentes.

fact_contrato

contrato_id — ID único
cliente_id — Con quién
propuesta_id — Propuesta que se convirtió en contrato
version_tyc_id — T&C vigentes al momento de firmar
fecha_firma — Cuándo se firmó
alcance — Descripción de lo que incluye
valor_total, forma_pago — Precio y condiciones
fecha_inicio, fecha_fin — Vigencia
documento_firmado_url — Contrato con firmas
firmante_nombre, firmante_cargo, firmante_cedula

⚠️ La relación

El contrato específico siempre referencia los T&C vigentes. Si actualizas los T&C, los contratos anteriores siguen bajo la versión que el cliente aceptó.

Regla

No prestes servicio sin: (1) T&C aceptados, (2) Contrato firmado que los referencia.

En servicios B2B, el ciclo va de lead a pago cobrado. Cada paso debe capturarse para tener trazabilidad completa.

Eventos del ciclo (facts)

Evento	Qué capturar	Para qué sirve
Lead	Fecha, fuente, empresa, contacto	De dónde viene la demanda
Aceptación T&C	Fecha, cliente_id, versión, método	Reglas generales aceptadas
Propuesta	Fecha, cliente_id, servicios, valor, estado	Pipeline, tasa de cierre
Contrato	Fecha firma, alcance, valor, T&C referenciados	Acuerdo específico firmado
Servicio prestado	Fecha inicio, fecha fin, entregables	Base para facturar
Factura emitida	Número, fecha, CUFE, valor, IVA, retenciones	Cumplimiento DIAN
Pago recibido	Fecha, monto, método, factura_id	Flujo de caja, cartera

La cadena de IDs

Cada evento debe poder rastrearse hacia atrás y hacia adelante:

→
lead_id → propuesta_id → contrato_id (+ tyc_id) → servicio_id → factura_id → pago_id

                Kimball: "Cada dato debe clasificarse como dimensión (quién, qué, cuándo, dónde) 
                o hecho (cuánto, cuántos)." En servicios: el servicio prestado es el hecho central.
            

Ejercicio

Toma tu última factura. ¿Puedes rastrear la propuesta original, la aceptación de T&C y el servicio prestado?

Toda factura debe reportarse a la DIAN. Tu sistema de datos debe alimentar correctamente al software de facturación para evitar rechazos.

Datos requeridos para factura electrónica

Campo	Fuente	Validación
NIT emisor	Configuración	DV correcto
NIT receptor	`dim_cliente`	DV correcto, activo en RUES
Razón social	`dim_cliente`	Exacta según RUT
Dirección fiscal	`dim_cliente`	Ciudad con código DANE
Descripción servicio	`dim_servicio`	Clara y específica
Valor + IVA	`fact_servicio`	19%, 5%, 0%, o excluido
Retenciones	Según régimen cliente	ReteFuente, ReteIVA, ReteICA

fact_factura

factura_id — ID interno
numero_factura — Consecutivo autorizado por DIAN
prefijo — Si aplica
cufe — Código Único de Factura Electrónica
fecha_emision, fecha_vencimiento
cliente_id, contrato_id, servicio_id
subtotal, iva, retencion_fuente, retencion_ica, total
estado — Emitida, Pagada, Anulada
pdf_url, xml_url

⚠️ El CUFE es crítico

El Código Único de Factura Electrónica (CUFE) es el identificador oficial ante la DIAN. Guárdalo siempre. Sin él, no puedes demostrar que la factura existe legalmente.

Ralph Kimball: separa hechos (eventos) de dimensiones (contexto). En servicios colombianos, el modelo mínimo tiene 4 dimensiones y 4 facts.

Star schema para servicios B2B Colombia

dim_cliente dim_servicio dim_vendedor dim_fecha

↓ ↓ ↓ ↓

fact_aceptacion_tyc fact_propuesta fact_contrato fact_servicio fact_factura

Implementación en spreadsheet

→
Hoja "Clientes" — Una fila por cliente con todos los datos tributarios.
→
Hoja "Servicios" — Catálogo con precio, IVA, descripción estándar.
→
Hoja "Aceptaciones T&C" — Una fila por aceptación de términos generales.
→
Hoja "Propuestas" — Una fila por propuesta con cliente_id.
→
Hoja "Contratos" — Una fila por contrato firmado, con tyc_id y propuesta_id.
→
Hoja "Servicios Prestados" — Una fila por servicio entregado, con contrato_id.
→
Hoja "Facturas" — Una fila por factura con CUFE y contrato_id.
→
Hoja "Pagos" — Una fila por pago recibido.

                "The star schema enables efficient querying and intuitive data filtering."

                — Kimball. Funciona igual en un spreadsheet bien estructurado.

Tarea

Crea las hojas con las columnas definidas. Conecta con XLOOKUP/VLOOKUP usando los IDs.

El mayor problema de datos no es la tecnología. Es inconsistencia. Define convenciones ahora que funcionen cuando tengas 10x más datos.

Naming conventions para Colombia

Concepto	Nombre	Formato
NIT	`nit`	Solo números, sin puntos ni guiones
Dígito verificación	`nit_dv`	Un dígito (0-9)
Razón social	`razon_social`	Mayúsculas, exacto como en RUT
Ciudad	`ciudad_dane`	Código DANE (5 dígitos)
Valor en pesos	`valor_cop`	Entero sin decimales
Porcentaje IVA	`iva_porcentaje`	Decimal: 0.19 (no 19)
Fecha	`fecha_emision`	YYYY-MM-DD
Booleano	`es_gran_contribuyente`	TRUE/FALSE o 1/0
Versión T&C	`version_tyc`	"v2.1" o "2024-03"

Reglas de consistencia

1
Siempre snake_case — razon_social, no RazonSocial.
2
IDs siempre enteros — No uses el NIT como ID, crea uno interno.
3
Fechas en ISO — 2024-03-15, no 15/03/2024.
4
Valores sin formato — 1500000, no $1.500.000.

Entregable

Documento de 1 página con tus convenciones. Compártelo con quien toque los datos.

Los errores de datos en Colombia tienen consecuencias reales: facturas rechazadas, sanciones de la DIAN, pérdida de derechos legales.

Errores de identificación

✕
Guardar NIT con puntos y guiones — "900.123.456-7" ≠ "9001234567". Guarda solo números.
✕
No validar dígito de verificación — Un DV incorrecto = factura rechazada.
✕
Razón social aproximada — "Empresa ABC" ≠ "EMPRESA ABC S.A.S." Debe ser exacta.

Errores de T&C y Contratos

✕
No diferenciar T&C de Contrato — T&C son reglas generales. Contrato es el acuerdo específico del proyecto.
✕
No registrar versión de T&C — Si cambias los T&C, ¿qué versión aceptó cada cliente?
✕
Contrato sin referencia a T&C — El contrato debe indicar qué versión de T&C aplica.
✕
Prestar servicio sin contrato firmado — Sin contrato, no tienes alcance ni precio acordado.

Errores de facturación

✕
No guardar el CUFE — Es el único identificador válido ante la DIAN.
✕
Copiar datos del cliente manualmente — Error garantizado. Usa referencias.
✕
No vincular factura a contrato — ¿Qué vendiste? ¿Bajo qué alcance y precio?

Pregunta de sanidad

¿Puedo reconstruir cualquier factura y demostrar: qué servicio presté, bajo qué contrato, con qué T&C?

Captura los datos correctos hoy:
NIT validado, razón social exacta,
T&C aceptados, contrato firmado,
factura con CUFE.

Lo que no capturas bien hoy,
te costará mañana.

T&C = reglas generales. Contrato = acuerdo específico.
Primero cumplimiento, después analytics.
La DIAN no espera.

Lista de verificación para implementar los fundamentos de datos en una empresa de servicios en Colombia.

Cliente y tributario

☐
Tabla de clientes con NIT, DV, razón social, régimen, dirección.
☐
Validación automática de dígito de verificación.
☐
Registro de gran contribuyente y autorretenedor.

Términos y Condiciones

☐
Documento de T&C vigente con número de versión.
☐
Registro de aceptaciones con fecha, método, evidencia.
☐
Control de versiones cuando cambien los T&C.

Contratos

☐
Registro de contratos con alcance, valor, fechas.
☐
Cada contrato referencia la versión de T&C aplicable.
☐
Documento firmado guardado con datos del firmante.

Ciclo comercial

☐
Catálogo de servicios con precios e IVA.
☐
Registro de propuestas con estado.
☐
Registro de servicios prestados con contrato_id.
☐
Cadena de IDs: T&C → propuesta → contrato → servicio → factura.

Facturación

☐
Conexión con software de facturación electrónica.
☐
Registro de facturas con CUFE.
☐
Registro de pagos vinculados a facturas.

Validación

☐
Puedo generar factura válida en menos de 5 minutos.
☐
Puedo rastrear cualquier factura hasta el contrato y los T&C.
☐
Convenciones documentadas y compartidas.

Compromiso

Completa este checklist antes de buscar herramientas más sofisticadas.

Playbook de Fundamentos de Datos

El Objetivo Real

El contexto colombiano

Lo que SÍ necesitas en fase 0

Lo que NO necesitas (todavía)

La Pirámide de Datos

Nivel 1: Captura / Identificación

Nivel 2: Facturación / DIAN

La Entidad Cliente

T&C y Contratos